Accueil téléphonique : solution interne ou externe ?

standard téléphonique
Qu’il soit physique ou téléphonique, le premier contact est souvent décisif pour vos clients et collaborateurs potentiels. Un accueil soigné ou une première impression négative peuvent avoir des répercussions conséquentes sur l’image et l’avenir de l’entreprise. En fonction des besoins liés à l’activité de l’entreprise il sera possible d’opter pour une solution d’accueil téléphonique en interne ou en externe.

Les différents types de standards téléphoniques

Les solutions d’accueil téléphonique en interne proposent des avantages en termes de :

  • réactivité face aux interrogations de certains interlocuteurs,
  • personnalisation du message et de l’accueil adaptés à l’image de l’entreprise,
  • le prix à l’achat du terminal est rapidement amorti et le budget maitrisé.

Il existe deux solutions de standard en interne :accueil-telephonique

  • PABX : type de standard relié au réseau en interne par ligne téléphonique fixe,
  • IPBX : type de standard relié au réseau en interne via internet.
  • à fonctionnalités identiques que celles d’un équipement en interne, le terminal externalisé occupe moins de place (terminal externe installé chez le fournisseur),
  • gestion est facilitée pour l’entreprise, le fournisseur s’occupe de tout,
  • prix avantageux (pas d’investissement de départ mais des mensualités fixées à l’avance). Attention, le standard externe convient aux TPE et PME. Au dessus de 10 lignes téléphoniques, il est plus intéressant pour l’entreprise d’opter pour une installation en interne.

Les solutions d’accueil téléphonique externalisé présentent plusieurs avantages :

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  • Une solution complète pour améliorer votre relation clientèle :
  • personnalisez votre accueil, au nom de votre entreprise
  • soyez joignable 24h/24, 7j/7, même pendant vos vacances,
  • payez au mois, à la journée ou au nombre d’appels traités,
  • déléguez la gestion de votre agenda (prise de rendez-vous, de messages…)

L’IP Centrex est la solution externe alternative au PABX et à l’IPBX. Les appels entrants et sortants sont transmis par internet aux téléphones installés en entreprise et reliés au centrex hébergé et géré par le prestataire.

Qu’est-ce que le CTI (Couplage Téléphonie Informatique) ?

Pour un accueil téléphonique toujours plus personnalisé, l’entreprise peut opter pour l’installation d’un terminal en CTI, c’est-à-dire relié au réseau informatique.

Cette technologie permet de :

  • accélérer et personnaliser l’accueil (données concernant l’émetteur de l’appel s’affichant sur l’écran),
  • sauvegarder rapidement sur le réseau des données concernant l’émetteur de l’appel entrant,
  • composition automatique du numéro,
  • réceptionner des fax directement sur ordinateur via le réseau,
  • enregistrer et stocker les messages vocaux,
  • recevoir un avis d’appel manqué par email, le cas échéant.

 

Qu’esstandardt-ce qu’un mini standard téléphonique ?

Standard au nombre de lignes téléphoniques peu élevé (jusqu’à 10 lignes raccordables), le mini standard tel convient pour les petites structures professionnelles dont la gestion des appels n’est pas trop élevé au quotidien (TPE, PME).
Ses avantages sont nombreux, à commencer par son coût peu élevé, mais sa faible capacité d’accueil en installation de téléphones implique des fonctionnalités limitées en contre partie.