Le standard téléphonique, partenaire de votre image de marque

L’image de votre entreprise est véhiculée par de nombreux vecteurs, dont le contact téléphonique. L’impression que retiendra le client ou futur client de l’accueil qui lui a été réservé peut conditionner la suite de votre relation professionnelle. Voici, en quelques points, comment utiliser votre standard téléphonique à bon escient.

Introduisez votre entreprise de façon positive

Lorsqu’un de vos clients appelle, il se peut que toutes les lignes de votre standard téléphonique soient occupées. Il est alors impératif que vous ayez prévu un message d’accueil, à l’image de votre entreprise, afin qu’il soit informé de la prise en compte de son appel. Dans le cas contraire, celui-ci peut être découragé par une sonnerie retentissant plusieurs fois « dans e vide », raccrocher, et ne plus renouveler son appel. Le message, d’une durée standard de 15 secondes, peut être activé dès l’appel téléphonique entrant ou se déclencher après 3 ou 4 sonneries.

Accompagnez le client efficacement

Le serveur vocal interactif ou SVI est un outil qui obéit à des règles de redirection automatisées. Il permet de satisfaire à la fois le client et l’entreprise qui l’utilise. - L’appelant est invité à définir son besoin en tapant par exemple un chiffre, puis est dirigé vers le bon interlocuteur ou service.

• L’entreprise ne perds pas d’appels et les demandes ont plus de chances d‘aboutir si elles parviennent à la bonne personne.

Trouvez le ton et les informations justes

Un message d’accueil bien pensé est un atout supplémentaire pour votre image de marque. Outre les informations que vous aimeriez communiquer aux appelants (coordonnées, horaires d’ouverture, consigne particulière…), il est possible de paramétrer une musique d’attente. Attention, vous devez pour cela faire une déclaration auprès de la SACEM pour avoir l’autorisation de diffusion d’une œuvre musicale protégée en guise d’accueil. Il existe des sociétés spécialisées qui sauront vous accompagner dans la création de ce message personnalisé.